1. Responsable y contacto
El responsable del tratamiento de los datos de cuenta y contacto de Lexora es Cristhian Leonardo Torres Bernal, identificación 1015477939. Correo de atención: leoleo981113@gmail.com. WhatsApp: +57 300 390 0944. Esta política describe el tratamiento al visitar el sitio y utilizar la plataforma de gestión de expedientes, documentos y colaboración.
La organización que incorpora datos de clientes, terceros o expedientes determina las finalidades de ese tratamiento y debe contar con la autorización o fundamento legal correspondiente. Lexora facilita el tratamiento técnico para prestar el servicio. Para identificar al responsable de los datos de un expediente, contacta a la organización que te dio acceso.
2. Información que se trata
La plataforma trata datos de cuenta como nombre, correo, credenciales protegidas, organizaciones asignadas, roles y estado de acceso. También trata la información registrada en expedientes, tareas, vencimientos y documentos, junto con versiones, comentarios y solicitudes de firma.
Se generan registros de actividad y acceso, como actuaciones dentro de la plataforma y visitas a salas de documentos, incluido el tiempo de consulta. Al conectar Google Drive se almacenan identificadores de cuenta, correo, carpetas, archivos y la autorización necesaria para mantener la conexión.
No incorpores datos sensibles o de menores sin verificar la necesidad, las autorizaciones y las obligaciones aplicables. La organización debe limitar la información a lo necesario para sus fines.
3. Finalidades del tratamiento
Los datos se usan para autenticar usuarios, aplicar permisos, separar organizaciones, gestionar expedientes, distribuir tareas, mostrar vencimientos, almacenar y consultar documentos, habilitar salas autorizadas y tramitar firmas mediante las integraciones configuradas.
Los registros operativos permiten seguir la actividad del trabajo, atender soporte y proteger el servicio. Si nos escribes por WhatsApp, utilizamos la información que compartas para responder tu consulta. Evita enviar documentos confidenciales por ese canal.
4. Google Drive
La conexión es opcional y la autoriza un administrador mediante Google OAuth. Lexora solicita el permiso de Google Drive para crear y navegar carpetas, cargar, consultar y gestionar los archivos utilizados por la organización. Aunque el alcance autorizado por Google es amplio, la navegación en Lexora se limita a las carpetas del expediente.
La autorización persistente se almacena cifrada en el servidor. Los datos de Google Drive se utilizan para las funciones documentales solicitadas; no se venden, no se utilizan para publicidad y no se destinan a entrenar modelos de inteligencia artificial. El acceso técnico debe limitarse al necesario para ejecutar las funciones, prestar soporte autorizado, investigar incidentes o cumplir obligaciones legales.
El uso y la transferencia de información recibida de las API de Google se sujetan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Puedes revocar la autorización desde las conexiones de tu cuenta de Google. Desactivar la carga a Drive en Lexora no revoca por sí solo esa autorización ni elimina los archivos existentes. Los permisos directos de Google Drive se administran por separado.
5. Accesos y proveedores
El acceso dentro de Lexora depende de las organizaciones, roles y salas autorizadas. La organización es responsable de asignarlos y revisar lo que comparte. El equipo técnico puede necesitar acceso limitado para operar el servicio, atender soporte autorizado o cumplir una obligación legal.
Según la configuración, los archivos se conservan en el servidor o en Google Drive. Las solicitudes de firma pueden enviarse al servicio configurado por la organización. WhatsApp y Google tienen sus propias políticas y pueden tratar datos fuera de Colombia. La organización debe revisar las condiciones de sus proveedores y las obligaciones aplicables a la transmisión o transferencia de datos.
6. Seguridad y conservación
Lexora utiliza sesiones autenticadas, controles por rol, separación de espacios y cifrado de autorizaciones persistentes de Google. Las contraseñas se almacenan mediante una derivación criptográfica. La protección también depende del alojamiento, las cuentas de los proveedores y la gestión de permisos de cada organización.
Los datos se conservan mientras sean necesarios para prestar el servicio, atender obligaciones legales o preservar el expediente según las instrucciones de la organización. Suspender una cuenta no elimina automáticamente su información. Solicita al administrador la exportación o eliminación correspondiente; las copias de seguridad y los proveedores externos requieren procedimientos propios.
7. Derechos y solicitudes
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y demás normas colombianas aplicables, puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar información sobre su uso y prueba de autorización cuando corresponda, acceder gratuitamente y pedir la supresión o revocar la autorización en los casos legalmente procedentes. Pueden existir obligaciones legales o contractuales de conservación.
Escribe a leoleo981113@gmail.com o al +57 300 390 0944 indicando que se trata de una consulta o reclamo de datos personales, el correo asociado a tu cuenta, la organización y la solicitud. Solo se pedirá lo necesario para verificar tu identidad. Si se refiere a un expediente de otra organización, se coordinará con ella.
Las consultas se atienden dentro de diez días hábiles, con una eventual prórroga informada de hasta cinco días hábiles; los reclamos completos, dentro de quince días hábiles, con una eventual prórroga informada de hasta ocho días hábiles, conforme a los requisitos legales. Puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o reclamo ante el responsable o encargado.